上建桥院办〔2021〕14号
各二级学院、部门：
为加强校内公文处理工作，促进各二级单位规范履职、及时处理公务，确保学校相关决策部署得到有效传达、校内各重要文件精神得以贯彻落实，维护学校公文的严肃性和重要地位，依据《党政机关公文处理工作条例》，按照《上海建桥学院公文处理管理办法》（SJQU-WI-XB-002），现将做好二级单位收文办理工作的有关要求通知如下：
一、各二级单位要不断加强文秘工作能力，各学院要发挥好内设办公室的作用、各职能部门要建立完善内勤办文协调机制，各级党政主要领导要高度重视公文处理工作，健全公文收文办理制度。
1.以下校内公文必须办理收文：
（1）上海建桥学院文件、中共上海建桥学院委员会文件、上海建桥学院办公室文件、中共上海建桥学院委员会办公室文件；
（2）上海建桥学院校长办公会议纪要、上海建桥学院党委会纪要。
（3）其他由学校领导签发，盖有学校公章和党委印章的正式文件。
2.以下校内公文应当办理收文：
（1）各职能、业务主管部门，党委各部门的正式文件；
（2）各二级单位相互往来的正式文件（正式文件是指：盖印章、编文号、有部门文件发文标识即红头，或通过OA系统发送的不盖章文件）；
（3）业务对口管辖单位和下级单位所提交的请示、报告；
（4）其他认为应当办理收文的公文或信、函、访、诉材料。
3.收文办理的主要程序是：
（1）签收、登记
对“必须办理”和“应当办理”的来文，由专人负责签收和登记，填写《收文处理单》（尺寸为A4，格式见附件）。
（2）初审、拟办
由办公室主任、处室内勤或分管部门领导对来文进行初审后，确定属于应当由本级部门办理的，根据内容、要求和内部分工，分别作出如下拟办意见：对阅知性公文确定范围后分送相关人员阅处或传达周知；对批办性公文提出拟办意见后报主要负责领导批示或直接转有关人员办理。对有办理期限和紧急的公文同时还要明确办理时限和要求。
（3）承办、阅处
承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。主要负责领导没有作出明确批示的，公文办理的要求按照办公室主任的拟办意见执行。
（4）传阅、流转
将公文及时送传阅对象阅知或者相关领导批示。随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。公文处理完毕应当交还文秘归档。
（5）催办、督办
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办人员按期办结。
（6）答复、办结、归档
收文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。对已经处理完毕的公文，应当在《收文处理单》上记载办理结果，或附办理结果材料。全部办理过程材料，应当一并归档。
二、各二级单位接本通知后，统一启用新的《收文处理单》（样式见附件），如以往收文处理单样式和收文办理程序与本通知公布样式和程序不一致的，以本通知要求为准。
三、学校办公室负责具体指导此项工作的开展，组织相关人员进行公文处理培训。在本学期结束之前，将对各二级学院、部门必须办理收文的情况（包括：收文处理单、主要程序阅签、办理情况）进行督促检查，请各部门、学院做好准备。
特此通知。
上海建桥学院办公室
2021年11月11日
（联系人：党松杰、徐钰；联系电话：58137788）
