上建桥院办〔2022〕16号
各二级学院、部门：
为进一步规范党政联席会议、党委（或党总支）会、部门例会等各类重要会议的记录和纪要工作，提高纪要和记录质量，促进会议材料归档管理规范化，根据《二级学院党政联席会议议事规则》《二级学院党委会（总支委员会）会议议事规则》等文件要求，结合实际需要，现对做好有关工作通知如下：
一、规范做好会议纪要和记录
1.会议纪要与会议记录
（1）会议纪要
适用范围：二级学院党政联席会议、党委会；部门工作会议。
纪要内容：包括会议全称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、请假或缺席人、记录人，会议议题、出席人员签字及与会人员发言、讨论情况，决议事项等。
（2）会议记录
适用范围：各类座谈会、研讨会记录。
记录内容：包括会议全称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、请假或缺席人、记录人，会议主题、出席人员签字以及每一位会上发言主要内容。
2.会议纪要及记录撰写要求
（1）会议纪要或记录，要实事求是，客观准确。语言要通顺，句子结构要完整，语言文字表述要符合逻辑。
（2）出席人是指按照规定必须参加会议的人员，有发言权、表决权。列席人是指不属于会议成员，但与会议有关需要参加会议的人员，有发言权，无表决权。所有人员均要写出全名。缺席者应注明原因。
（3）与会人发言如有书面讲稿或会议材料，可作为会议纪要或记录的附件。
（4）会议记录则要尽可能完整地记下发言者的原话，忠实于发言者的原意，客观地记载会议情况，真实地反映会议的内容和过程。会议记录与会者发言，要另行写发言者姓名、冒号，然后按照发言人表述的观点、原因、结论等分段记录发言内容，不要不分段落，一段到底。
二、认真做好会议材料归档备案工作
1.同一类别会议的纪要或记录的文本格式应相对统一和固定，编号顺延。会议纪要格式可参考附件1、2，会议记录的格式可参考《会议记录》SJQU-QR-XB-003（A1）。
2.即日起，各二级学院党政联席会议纪要请通过OA系统发文形式流转报备（具体操作流程另行说明）。二级学院党委会纪要、部门例会记录由所在单位自行保管备查。
3.会议归档内容包括：会议议题及签到表、会议纪要（或记录），如有其它会议资料，也应一并归档备查。每一次会议相关材料要按顺序装订。
4.会议材料保管人员工作变动时，应及时办理交接。
特此通知。
上海建桥学院办公室
2022年12月1日
